Strategien, Prozesse, Tools: In den vergangenen Beiträgen haben wir gezeigt, wie Sie Ihren Immobilienvertrieb digitalisieren können. In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf Use Cases vor, die Vertriebsorganisationen bereits heute umsetzen – mit echten Beispielen, messbaren Ergebnissen und Stimmen aus der Praxis.
Status quo: Warum Excel und E-Mail an ihre Grenzen stoßen
Immer wieder überraschend arbeiten noch immer Immobilienvertriebe mit einer Kombination aus Excel-Tabellen, E-Mail-Verläufen und dezentralen Dateiablagen. Meistens ist der Grund, dass die Gründungskosten gering gehalten werden sollen. Das funktioniert jedoch nur so lange, bis das weitere Wachstum durch schlechte Prozesse gebremst wird.
Sobald das Geschäft anzieht, lässt sich ein professioneller Prozess schwieriger einführen. Müssen Mitarbeiter Objektdaten dann manuell übertragen, schleichen sich schnell (teure) Fehler ein. Hinzu kommen die alltäglichen Herausforderungen des Kapitalanlagevertriebs: hohe Marktdynamik, komplexe Prozesse, harter Wettbewerb, zähe Lead-Bearbeitung und wachsender Effizienzdruck.
Wer seinen Vertrieb effizient und digital für skalierbare Prozesse aufstellen möchte, sollte deshalb genau dort ansetzen, wo der Druck am größten ist und wo jeder Fehler Umsatz kostet. Die folgenden fünf Use Cases zeigen, bei welchen Prozessen sich eine Optimierung besonders lohnt und wie Kunden von Investagon davon profitieren.
Use Case 1: Digitale Exposés
Wer noch mit manuellen Exposés arbeitet, sollte an diesem Punkt ansetzen: Mit der richtigen Software ist ein digitales Exposé mit wenigen Klicks erstellt und bündelt Objektinfos, Dokumente und Berechnungen an einem Ort. Interessenten, Finanzierungsberater und das eigene Vertriebsteam finden darin die wichtigsten und aktuellen Daten rund um ein Objekt.
Wie viel Reibung digitalisierte Exposés aus dem Alltag nimmt, zeigt das Beispiel des Münchner Portfolio-Beraters Immoheld. Vertriebspartner laden Unterlagen dort selbst in die Software und verknüpfen sie mit einer Reservierung, die direkt zum Anbieter synchronisiert werden. „Die Anbieter sehen dann auf einen Blick, ob alle Unterlagen vollständig sind. Das spart nervige Zwischenschritte über Dateiablagen wie Dropbox“, erklärt Operations Managerin Nila Anwar.
Ein weiterer Vorteil: Weil das Browser-basierte Exposé online jederzeit verfügbar ist, erreicht es Interessenten aus ganz Deutschland und darüber hinaus.
Use Case 2: Kalkulationen live im Beratungsgespräch
Kapitalanleger wollen wissen, ob sich ein Investment rechnet, und erwarten nachvollziehbare, transparente Kalkulationen, die verschiedene Szenarien berücksichtigen. Statische PDF-Kalkulationen helfen Interessenten nur bedingt weiter. Digitale Rechenfunktionen lassen sich dagegen als interaktives Beratungsinstrument im Vertriebsgespräch nutzen: Zinsen, Tilgung oder Mietpreise lassen sich live anpassen. Der Kunde sieht zum Beispiel sofort, wie sich seine Rendite verändert, wenn er mehr Eigenkapital aufwendet oder weniger tilgt.
Investagon bietet für flexible Berechnungen übersichtliche Dashboards. Sie stellen die wichtigsten Kennzahlen wie Bruttorendite, Netto-Cashflow und Eigenkapitalbedarf übersichtlich dar. Der Nutzen ist messbar: Immo Hub hat die Kundenberatung im Kapitalanlagegeschäft mit der Umstellung von Excel auf die digitale Vertriebsplattform von Investagon um rund 20 Prozent effizienter gestaltet. Kunden kalkulieren ihr Investment dort selbst durch oder führen eigene Worst-Case-Berechnung durch. Das schafft Transparenz und Vertrauen.
Use Case 3: Vertriebspartner digital anbinden und steuern
Wer mit externen Vertriebspartnern arbeitet, kennt das Problem: Verfügbarkeiten, Provisionen und Objektdetails wandern per Telefon und E-Mail hin und her. Bei dieser „Stille-Post-Kommunikation“ können jedoch wichtige Informationen verloren gehen. Eine digitale Vertriebsplattform sorgt dafür, dass Missverständnisse gar nicht erst entstehen.
„Anstatt ständig zum Telefon zu greifen, können unsere Vertriebspartner in der Software selbstständig die Verfügbarkeit von Objekten und wichtige Finanzierungsparameter einsehen“, berichtet Nila Anwar von Immoheld. Die Partner können ihre Objekte sogar unter eigenem Logo direkt aus Investagon heraus präsentieren.
Auch die Abwicklung läuft digital: Stellt ein Partner den Status eines Objekts von „Reservierung“ auf „Notartermin“ um, wird der Anbieter automatisch über den Fortschritt informiert. Das vereinfacht zudem das Onboarding neuer Partner.
Use Case 4: Datenimport und Objektpflege bei großen Projektvolumina
Je größer das Projekt, desto größer der Pflegeaufwand. Das gilt zumindest ohne digitale Unterstützung. Mit API-Schnittstellen fließen Objektdaten dagegen von Bauträgern oder aus der Maklersoftware direkt in die Vertriebsplattform von Investagon. Übergreifende Daten wie Adressen oder Provisionssätze müssen nur einmal für das gesamte Projekt hinterlegt werden.
Doreen Lorenz, die bei Immoheld die Objektdatenpflege organisiert, beschreibt den Unterschied: „Gerade bei größeren Projekten mit bis zu 100 Einheiten ist Investagon wirklich eine große Arbeitserleichterung. Ohne die Software müssten wir oder unsere Partner jede Einheit einzeln aufbereiten.“
Wie weit sich das skalieren lässt, zeigt der Micro-Living-Spezialist i Live: Das Unternehmen vermarktet 100 bis 400 Einheiten je Objekt über die Plattform. Und Immo Hub hat seine Maklersoftware Propstack per Schnittstelle angebunden – die Makler übertragen ihre Objekte (für Kapitalanleger) seitdem direkt in die Vertriebsplattform, ohne Daten doppelt zu erfassen.
Use Case 5: Vertriebssteuerung, Analysen und Skalierung
Wer seinen Vertrieb steuern will, braucht den Überblick: Welches Objekt befindet sich in welcher Phase? Wo liegen Optimierungspotenziale? Digitale Analysefunktionen liefern die Antworten und sorgen dafür, dass keine Umsatzchance ungenutzt bleibt.
Die Ergebnisse aus der Praxis sprechen für sich. So hat i Live nach Einschätzung von Vertriebsleiter Markus Bahr seit Einführung der Software ein Vertriebswachstum von etwa 10 bis 20 Prozent erreicht.
Fazit: Den passenden Use Case als Einstieg wählen
Die fünf Use Cases und die Erfahrungen von Vertriebsprofis wie Immo Hub oder i Live zeigen, wie groß die Bandbreite der Verbesserungen ist, die Nutzer mit Investagon umsetzen können. Schon ein einzelner digitalisierter Prozess bringt dabei messbare Effekte – von 20 Prozent effizienterer Beratung bis zu deutlich schnellerer Skalierung.
Wie Sie die passende Strategie entwickeln, welche Prozesse besonders davon profitieren, wenn Sie Ihren Vertrieb digitalisieren, und welche Tools Sie dabei unterstützen, lesen Sie im Magazin von Investagon. Sie haben einen speziellen Use Case und möchten wissen, wie Investagon Sie unterstützen kann? Wir beraten Sie gern unverbindlich.
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